A Evolução da Administração

Li um artigo e achei legal como o autor sintetizou a evolução que a administração vem tendo com o passar do tempo. Sempre quando falamos de administração de empresas, vem àquela velha imagem da pirâmide de Maslow e todo aquele calhamaço de teoria.

Em breves palavras, o que aconteceu com a gestão das empresas desde o desde o início do século, é que as empresas foram organizadas a partir dos princípios da Teoria Científica, cujo precursor, Frederick Taylor, preconizava a divisão do trabalho, a disciplina, a racionalização dos métodos e sistemas de trabalho e a padronização da produção. Para garantir que os padrões de produção fossem atingidos, sugeriu a seleção, o treinamento e o controle dos trabalhadores, incluindo o pagamento pela produção gerada em cada um deles, por meio de um sistema de incentivos monetários MOTTA (1986).

Na década de 60, a Teoria de Sistemas, conforme citado por KURGANT (1991), foi introduzida na análise organizacional, fundamentando-se na premissa de que os sistemas existem dentro de sistemas, são abertos e suas funções dependem de sua estrutura. Aqui, sistema é entendido como um conjunto de partes que se relacionam, cujos objetivos fazem com que o arranjo das partes não ocorra ao acaso.

Mais recentemente, pode ser citada a valorização do contexto social na definição do negócio da empresa, a flexibilização nos processos gerenciais, a mudança no processo de trabalho a partir da incorporação tecnológica e a participação do cliente/consumidor na definição do produto final.

Os modelos contemporâneos de administração, conduzidos por estratégias que permitem a flexibilização nos processo de produção, propiciam uma análise e um diagnóstico do ambiente, dando aos gestores condições para antecipar o futuro e reduzir riscos e incertezas na tomada de decisão.
É exatamente na tomada de decisão corporativa que os sistemas gerenciais, principalmente os de BI, atuam com maior efetividade e vai ser o que quero abortar em próximas publicações.

Tecnologia da Informação

Inicialmente o termo Tecnologia da Informação foi utilizado de maneira a implicar o uso de computadores e do uso de modelos matemáticos / estatísticos de administração por eles possibilitados nos negócios. O objetivo era restrito, voltado aos aspectos computacionais, mas foi sendo ampliado à medida que a própria tecnologia e sua aplicação evoluíam.

A Tecnologia de Informação (TI), engloba os computadores dos diversos portes e tamanhos, os sistemas operacionais, as linguagens de programação, os aplicativos de automação de escritórios, as tecnologias de armazenamento de dados, comunicação de dados, bem como dispositivos relacionados à coleta de dados e distribuição de informações nos seus diversos tipos e formatos de maneira digital.

A TI pode ser utilizada para automatizar as tarefas departamentais estruturadas, e foi efetivamente esse o seu primeiro uso nas organizações. Uma vez que a TI era composta basicamente por computadores de grande porte, sua possibilidade estava limitada a essa automação. Uma vez que a tecnologia demandava extenso planejamento para seu emprego, por meio de desenvolvimento de sistemas, as tarefas estruturadas eram seu objetivo.

Durante a última década, a relevância da Tecnologia da Informação tem crescido bastante, adquirindo uma importância estratégica, tornando-se uma ferramenta fundamental para a alavancagem dos negócios. A Tecnologia da Informação tem sido considerada um dos maiores fatores responsáveis pelo sucesso das empresas, seja para a sobrevivência, seja para a obtenção de maior competitividade nas respectivas indústrias. Novos tipos de negócios e papéis profissionais têm surgido, com base nessas redes eletrônicas de comunicações.

Hoje em dia a TI pode ser o produto final de uma empresa em forma de um software, um serviço ou então, uma área de apoio dentro de uma organizão. A área de TI pode ter um organograma muito detalhado dentro de uma empresa, indo de um estagiário de programação até um diretor responsável pela área.

Tipos de Sistemas de Informação

Vimos e definimos o que são os Sistemas de Informação anteriormente. Continuando com a idéia de escrever sobre estes sistemas no mundo corporativo, vou citar alguns tipos de sistemas usados pelas empresas.

As empresas, via sua área de Tecnologia da Informação (falarei sobre este assunto futuramente), fazem com que tarefas rotineiras, repetitivas e que podem ser pré-codificadas e programadas, antigamente realizadas por pessoas, sejam substituídas pela ação dos Sistemas de Informação. Este processo chama-se Automação. As empresas tendem a automatizar partes simples do trabalho administrativo, aquelas tarefas de rotina que, por poderem ser reduzidas a vários passos padronizados, são programadas com facilidade. Para realizar a automação ou informatização destes processos, existem alguns tipos de sistemas informatizados que auxiliam as organizações a otimizar custos e tempo.

Abaixo citarei alguns tipos destes sistemas, são eles:

• Sistemas de processamento de transações – executam e registram as transações do negócio da empresa no seu dia-a-dia. São sistemas feitos para o nível operacional e executam operações padronizadas sem a necessidade de grande ingerência das pessoas, que apenas tem que fazer uma correta inclusão dos dados no sistema.
• Sistemas de automação de escritórios – são sistemas feitos para a produção e organização nos escritórios das empresas, tais como editores de texto, planilhas eletrônicas, navegadores de internet, etc.
• Sistemas de Integração com o Consumidor – parecidos com os sistemas de transações, porém ficam nos consumidores. Este tipo de sistema é feito para diminuir os custos operacionais, por exemplo, de logística entre o cliente e o fornecedor.
• Sistemas de apoio ao trabalho em grupo – são sistemas de fluxo de informação voltado ao desempenho de times e equipes dentro da empresa. Ajudam as equipes a armazenar, acessar, rastrear e organizar as informações pela organização de forma sincronizada.
• Sistemas de informações gerenciais – desenvolvidos para os níveis gerenciais da empresa. Tem como principais funções as de planejamento, controle e tomada de decisão. Mostram aos gestores eventuais problemas e oportunidades.
• Sistemas de apoio à decisão – para mim, este tipo de sistema se confunde e tem a mesma finalidade dos sistemas de informações gerenciais.
• Sistemas de business intelligence – é um nome diferente para os sistemas de informações gerenciais, porém com uma tecnologia mais avançada e projeto de construção mais apurado. Sua finalidade é fazer com que o gestor tenha respostas rápidas às situações e às oportunidades do mercado.
• Sistemas de inteligência artificial – são sistemas que tentam simular potencialidades humanas, tais como pensamentos, sentimentos e raciocínios.
• Redes neurais – sistemas projetados para efetuar classificações em grandes volumes de dados e isolar determinados padrões para “aprender” seu comportamento e a partir daí, por exemplo, sugerir novos produtos e promoções.
• Sistemas de informações geográficas – são sistemas que indicam dados em um mapa. Facilitam a visualização das informações. Como exemplo, sistemas utilizados por operadoras de transito, que indicam onde está a concentração do maior congestionamento em uma cidade.

Pensando em toda a corporação, existe um tipo de sistema adequado para cada área. Estes sistemas estão sempre em evolução procurando facilitar a vida do usuário, a segurança da informação e a performance. Dificilmente uma empresa possui apenas um fornecedor destes tipos de sistemas, o que acaba gerando ilhas isoladas de informações. Este é outro assunto, mas a integração entre tipos diferentes de sistemas é uma grande pedra no sapato de qualquer grande empresa.

Sistemas de Informação

Em publicações anteriores, comentei sobre o que é informação e tentei defini-la, coisa que, depois de várias pesquisas, concluí que não existe como conceituá-la.

Se informação é um conceito muito abstrato, o que falar sobre sistematizar as informações?

Antes mesmo de existir os Sistemas de Informação, a palavra Sistema é utilizada para classificar outros vários processos e elementos. O ser humano é um dos sistemas mais complexos, que é subdivido em vários outros subsistemas, por exemplo, sistema respiratório, linfático, digestivo, etc. Vivemos em um sistema político, ecológico, educacional, enfim, a palavra sistema é tem um significado muito amplo e difícil de conceitualizar.

Vou me apoiar na definição de um escritor para tentar definir o que é um sistema. Segundo BIO B. F., que em 1991, considerou sistemas como um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo.
Após ter definido o que é um sistema, dá para esboçar um esquema visual bem simples para tentar representá-lo, conforme a figura abaixo:

Considerando o esquema acima, vou desmembrar e explicar o que cada elemento significa em breves palavras:

• Objetivos – é a meta de um sistema. É onde se quer chegar, ou melhor, é a finalidade para o qual o sistema foi criado.
• Entradas – é tudo aquilo que alimenta o sistema. Pode ser um material, uma informação, energia ou algo que tenha a ver com o objetivo desejado.
• Transformação – é o “motor” do sistema. É a função que converte uma entrada em um produto, serviço ou um resultado alinhado com o objetivo.
• Saídas – é todo o resultado esperado. Devem também estar de acordo com o objetivo, devem ser mensuráveis, controladas e ter como avaliá-las.
• Controle e avaliação – é a verificação das saídas. É neste momento que é feita a medição da saída em relação ao objetivo e estabelecer um padrão.
• Retroalimentação – também chamada de realimentação, este processo fornece informações da saída ao processo de transformação. Esta informação que retorna a entrada, mune o processo de transformação para estabelecer um padrão e corrigir eventuais falhas.

Entendido o que é um sistema e o que é informação (em publicação anterior neste blog), a junção destas duas palavras forma um termo tecnológico muito comum, principalmente no ambiente organizacional. E é com foco neste ambiente corporativo que gostaria de classificar este tipo de Sistema.

Os Sistemas de Informação são aqueles que coletam ou armazenam dados, submetendo-os um processamento que os transformam em informações. Os resultados deste tipo de sistema podem ser fotos, textos, vídeos, etc., porém os mais clássicos em ambientes empresariais são os famosos relatórios.

Este tipo de Sistema se torna mais valioso quanto mais informações forem geradas para atender o objetivo que se destina.

Em uma próxima publicação, estarei mostrando os tipos mais comuns de Sistemas de Informação.

Uma introdução a Tomada de Decisão

Você sabe decidir? Sempre escolhe a melhor opção? Arrepende-se de algumas decisões tomadas?

A verdade é que, só saberemos se a decisão tomada foi correta, depois que medirmos se o objetivo foi alcançado ou não. Além disso, uma decisão só existe se duas ou mais alternativas forem consideradas.

Uma decisão só é requerida quando temos as seguintes situações:

• Precisamos realizar um ou mais objetivos;
• Existem várias alternativas para realizar este(s) objetivo(s);
• Dentre as alternativas para realizar este(s) objetivo(s), existe(m) dúvida(s).

E quando uma decisão é tomada por intuição ou por experiências anteriores? Neste caso não existe sistemática, são sentimentos que levam o indivíduo a fazer uma escolha.

Em um mundo corporativo, os gestores que tomam as decisões nas empresas, assumem o papel de decisores. Estes executivos são assim chamados, pois colocam a prova suas decisões, que são medidas pelo mercado a todo o momento.

Uma pesquisa realizada nos USA com 1.600 executivos, feita por Williams, Garry A. “Mude a forma de Persuadir” em 2002, mostra os cinco estilos de tomada de decisão, conforme a tabela abaixo:

Em outra pesquisa, segundo a revista Exame, na publicação de 08/08/2001, uma pesquisa revelou dados surpreendentes de como os executivos tomam suas decisões. Abaixo segue o que foi levantado por esta pesquisa:

• Metade das decisões tomadas nas empresas, fracassa
  As melhores táticas de tomadas de decisão são as menos usadas;
• 63,4% das decisões de executivos são tomadas pela fuga do problemaO responsável demora tanto para agir que o problema se resolve sozinho – para o bem ou mal;
  Gerentes de 30 a 39 anos, o percentual é de 83,2%
• As informações que as empresas buscam com maior afinco são as menos aproveitadas nas tomadas de decisão
  Ordem de aproveitamento das fontes: experiências dos funcionários, sistemas de informação;
  Descasamento entre o processo formal de decisão e a própria decisão;
  Decisões muito intuitivas.
• Metade das atividades diárias de executivos-chefes de grandes corporações dura menos de 9 minutos
  10% dos executivos excedem 1 hora;
• De 66 a 80% do tempo gasto tem característica informal.
• Não enxergam o problema, mas propõe uma solução
  Causa-Efeito/Alternativas.

Posto isso, o “agir por intuição” acaba sendo comum nas decisões tomadas pelos gestores nas empresas e arrisco dizer que, existe sempre um componente intuitivo em uma decisão.

A intuição em uma decisão acaba não sendo um processo irracional e é também baseada em um profundo entendimento da situação. Agir pela intuição, acaba sendo um processo muito rápido e sempre pode estar viesado.

Um levantamento feito sobre o uso da intuição na tomada de decisão por Burke e Miller, em 1999, chegou a três hipóteses:

• O uso da intuição em decisões estratégicas será maior num ambiente instável do que num ambiente estável;
• Num ambiente instável, a intuição será positivamente associada com o desempenho organizacional;
• Num ambiente estável, a intuição terá uma relação negativa ou nenhuma relação com o desempenho organizacional.

Saindo desta abstração que é a intuição e entrando um pouco mais no mundo organizacional e racional, uma importante decisão corporativa, deve considerar alguns fatores para uma tomada de decisão acertada, a meu ver, são eles:

• Confiança nas informações e pessoas – ter em mãos dados precisos e claros que dêem todo o panorama do problema em questão. Contar com pessoas capacitadas que realizarão a execução da solução escolhida.
• Impacto – considerar o risco que a organização pode sofrer em cada solução levantada. Medir impactos financeiros, de recursos humanos e da marca.
• Dúvidas – é exatamente o oposto do primeiro item, ou seja, informações imprecisas, confusas, duvidosas e sem pessoas para realizar a decisão que for escolhida. Incluo aqui também a possibilidade de agentes externos a organização, como mercado, meio ambiente, tragédias, etc.
• Transição – é a fase de adaptação da empresa, mercado ou funcionários em relação à decisão tomada.
• Retorno – após tomada a decisão e executada, medir o resultado para ter a certeza que a ação teve o resultado esperado ou senão, mapear os erros cometidos e re-iniciar o processo de tomada de decisão.

As empresas organizadas, que geralmente são as grandes multinacionais, possuem modelos próprios para tomar uma decisão, quando esta é relevante e de grande impacto na organização. Estes modelos são geralmente padronizados e adotados para resolver qualquer tipo de decisão em qualquer departamento da empresa.

Um modelo de tomada de decisão que vi na maioria das empresas que atuei e que em minha opinião é o mais coerente e viável seria:

• Identificação dos objetivos que se deseja atingir;
• Elencar as possíveis alternativas de soluções;
• Decidir entre as alternativas, qual é a mais viável;
• Levantar os esforços e recursos envolvidos para atender a solução escolhida;
• Documentar e especificar a solução e comunicar os envolvidos;
• Executar e acompanhar esta solução além de levantar eventuais re-trabalhos.

Depois de toda esta teoria, embasada em alguns escritores e publicações, fica claro que o processo de tomada de decisão depende da intuição, sensibilidade e experiências anteriores da pessoa envolvida em uma escolha/problema. Além disso, existe sim a parte racional da decisão que é feita escolhendo as alternativas que mais se encaixem em algum sistema de valores dos decisores e é, até certo ponto, uma aceitação razoável. Devemos considerar também que, o ato de tomar uma decisão, pode ser algo que se aprende com a prática e com o tempo. Tudo isso é possível capacitando as pessoas, investindo em capital intelectual, comunicação, abertura para idéias, prioridade de resolução dos problemas e mapeá-los, elencar alternativas viáveis e por fim, as análises numéricas são ferramentas para uma decisão mais acertiva e com menor percentual de riscos.

Esta postagem é para contextualizar a tomada de decisão e em breve, estarei escrevendo sobre como algumas ferramentas informatizadas ajudam os decisores, fornecendo informações estatísticas, para uma boa tomada de decisão.

O que é Informação?

Você saberia a diferença entre informação, conhecimento e dados? Realmente são conceitos que vem se transformando com o tempo e causam certa confusão nas pessoas.

Acho interessante escrever sobre dados antes de informação. Já ouvi e li várias definições sobre o que é um dado, mas para mim, dado é um fato ocorrido, objetivo e já concretizado, acontecido no passado. Dados por si só, não tem significado inerente.

Definido o dado, a informação acaba sendo uma derivação. Para mim, informação é o dado processado, enriquecido e formatado por alguém. Por exemplo, a velocidade de um automóvel é medida por quilômetros por hora (km/h). Quando fornecemos os dados 100 quilômetros e 1 hora, separadamente, não representa nada, agora, quando juntamos estes dois dados, temos a informação que a velocidade do carro é de 100km/h e chegamos a uma conclusão.

Assim como os dados se transformam em informação, a informação também se transforma em conhecimento. Para Davenport (2001), o conhecimento é alcançado por meio de:

• Comparação – de que forma as informações relativas à determinada situação comparam-se a outras situações conhecidas;
• Conseqüência – que implicações estas informações trazem para as decisões e tomadas de ação;
• Conexão – quais as relações deste novo saber com o conhecimento já acumulado;
• Diálogo – o que as pessoas pensam desta informação.

Até temos uma intuição do que é informação, porém não conseguimos defini-la escrevendo, com gestos, sabores, etc. Qualquer que seja a definição sobre informação acaba chegando na sua própria definição, ou seja, é circular.O que consigo afirmar é que a informação é algo que criamos, usamos, queremos, escutamos, manipulamos e comunicamos em tudo o que fazemos a todo momento.