Como usar a Informação gerada pelos Sistemas

Com base no que os autores pesquisados escrevem e na experiência obtida em empresas nos últimos anos, é possível chegar a uma proposta de como melhor utilizar a Informação gerada pelos Sistemas de Informação nas Tomadas de Decisões pelos gestores na organização.

As empresas devem usar os Sistemas de Informação como um suporte no processo de geração de uma Informação. Tendo um Sistema de Informação bem estruturado, os benefícios que este gera são:

• Redução de custos nas operações.
• Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço.
• Melhoria na produtividade.
• Melhorias nos serviços realizados e oferecidos.
• Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas.
• Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão.
• Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões.
• Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações.
• Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema.
• Redução do grau de centralização de decisões na empresa e,
• Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

Além de todos os benefícios citados acima, este Sistemas, em minha opinião, geram um padrão de qualidade na Informação gerada ou pelo menos deveriam gerar. A informação tendo qualidade, acuracidade e sendo íntegra, tem-se que tirar o melhor proveito deste recurso. A maneira mais eficiente de extrair o melhor resultado das informações armazenadas, é usando os Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs). As vantagens de se ter um SIG são:

• É um instrumento básico de apoio à otimização dos resultados.
• Exige competência intrínseca às pessoas que irão utilizá-lo.
• O uso de um plano mestre.
• A atenção específica ao fator humano da empresa.
• A habilidade para identificar a necessidade de informações.
• A habilidade para tomarem decisões com informações.
• O apoio global dos vários planejamentos da empresa.
• O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e dos procedimentos inerentes aos sistemas.
• O apoio catalisador de um sistema de controladoria.
• O conhecimento e a confiança no sistema de informações gerenciais.
• A existência de dados e informações relevantes e atualizados.
• A adequada relação custo versus benefício.

Além de ter implantado os Sistemas de Informações (transacional), que visa principalmente à geração de uma Informação de qualidade, e também um Sistema de Informação Gerencial (SIG), isso não quer dizer que a empresa está preparada para tomar decisões acertivas. Tomar uma Decisão, com base em Informações geradas pelos sistemas, não garante ao gestor escolher a melhor estratégia a ser adotada. A Tomada de Decisão, ainda é de responsabilidade das pessoas que interpretam informações, analisam os impactos, cenários, mercados, concorrentes e clientes. De nada é válido o gestor estar apoiado em Sistemas, se este não tem capacidade para tomar uma Decisão correta.